如何在Word中使用替换功能删除中英文混排文档中的空格
在从网上复制粘贴的文章中,通常会包含很多空格和空段。这给后续的排版工作带来了很大的麻烦。但如果是纯中文文档,可以使用Word的“替换”功能一步实现删除所有空格的操作。只需单击“编辑”→“替换”或按下Ctrl H快捷键打开“查找和替换”对话框中的“替换”选项卡,在“查找内容”框中输入一个空格,并将“替换为”框留空,最后点击“全部替换”按钮,Word将自动搜索文档中的所有空格并删除它们。
然而,如果是中英文混排的文档,要删除空格就变得比较麻烦了。因为英文单词之间的空格不能删除,而中文与英文、中文与中文之间的空格必须删除。为了解决这个问题,我们需要灵活运用Word的替换功能。
步骤一:设置高级替换功能
首先,单击“编辑”→“替换”打开“查找和替换”对话框中的“替换”选项卡。然后,单击“高级”按钮,在“高级”选项列表中勾选上“使用通配符”项。接下来,在“查找内容”框中输入“[a-zA-Z]{1,33} {1,33}”(该表达式表示在指定范围内任意字母字符,长度为1到33个字符),在“替换为”框中输入“ ”。再将光标定位在“替换为”框中,单击“格式”按钮并选择“字体”命令。在“替换字体”对话框中,将字体颜色设置为“红色”,然后点击“确定”返回到“查找和替换”对话框。最后,点击“全部替换”按钮。
步骤二:划定替换范围
接下来,再次打开“查找和替换”对话框中的“查找”选项卡。在“查找内容”框中录入“^?”(表示不使用通配符时的任意字符),并勾选“突出显示所有在该范围找到的项目”。然后,单击“格式”按钮并选择“字体”命令,在“查找字体”对话框中将字体颜色设置为“自动”,然后点击“确定”返回到“查找和替换”对话框。最后,点击“查找全部”按钮,除了红色文字及其后面的空格之外的其他内容都将被选中,为下一步替换空格划定好范围。
步骤三:删除多余的空格
最后,再次打开“查找和替换”对话框中的“替换”选项卡。在“查找内容”框中输入一个空格,并将“替换为”框留空。然后,分别将光标定位在“查找内容”和“替换为”录入框中,点击“不限定格式”按钮取消先前设置的格式限定,最后点击“全部替换”按钮。弹出的对话框中,一定要点击“否”以避免替换掉英文单词中的空格。这样,文档中多余的空格就会被全部删除。
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