Office使用技巧：修订和批注

在工作中，经常会遇到多人修改一个文档的情况，比如业务员制作合同，老板或客户审批，并提出修改意见。为了能够清晰地表达自己的想法，又不直接修改原文（以免无法恢复），我们就需要使用到Office中的修订和批注功能。

1. 进入修订状态

假设我现在是老板，需要审批一份产品设计方案。首先打开这份方案，在菜单栏中选择【审阅】面板，在工具中点击【修订】按钮。此时按钮的颜色将变为黄色，表示已经进入修订状态。

2. 添加批注

在审阅状态下，我们可以对某段话表达自己的看法。首先在文章中选择要添加批注的文字，然后单击工具中的【新建批注】按钮。被选中的文字将被括起来，并在右侧显示一个批注框。你只需要在批注框中写下自己的想法即可。批注框中的前几个字母是你名字的缩写，如果需要修改，请参考《Office使用技巧——设置默认作者》。

3. 删除和添加内容

除了批注，你还可以删除某段文字或添加新的内容。实际上，修改就是先删除再添加的过程。这些操作都会被记录下来，并在右侧显示出来。

4. 多人审阅和修改

如果有多人共同审阅和修改文档，右侧的审阅和修改记录中将显示不同的人名和颜色。当然，为了避免大家都显示为“admin”，每个人在使用Office之前应该将自己电脑中的Office默认作者进行修改。这样才能确保每个人的修改记录都能够正确显示。

通过使用Office的修订和批注功能，我们可以方便地进行多人协同编辑和审阅工作，确保文档的修改过程清晰可追溯。希望以上的技巧能够帮助到您的工作！

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