使用Word邮件合并制作邀请函

制作邀请函通常涉及到大量的批量制作，逐个输入被邀请人的姓名和职务是非常繁琐的。为了简化这一过程，我们可以使用Word的邮件合并功能来实现快速制作邀请函。

步骤一：准备数据

首先，在Excel表格中分两列录入被邀请人的姓名和职务，并保存为“名单”文件。

步骤二：建立模板

打开Word文档，建立邀请函的内容模板，在称谓栏预留出被邀请人姓名和职务放置的位置。

步骤三：开始邮件合并

点击“邮件”选项卡下“开始邮件合并”组中“开始邮件合并”菜单下的“邮件合并分布向导”。

步骤四：选择信函类型

在邮件合并向导中，选择默认的“信函”，点击“下一步：开始文档”。

步骤五：选择数据源

选择“使用当前文档”作为信函模板，并点击“下一步：选择收件人”。

步骤六：使用外部数据源

在第三步中，选择“使用现有列表”，然后点击“浏览”。

步骤七：导入数据

在打开的“选取数据源”窗口中，选择之前保存的Excel文件，点击确定。

步骤八：确认收件人

在弹出的确认窗口中，勾选需要的被邀请人，并点击“下一步：撰写信函”。

步骤九：插入合并域

将光标置于需要输入被邀请人姓名的地方，点击“其他项目”，在插入合并域窗口中选择“数据库域”，然后选择“姓名”，并点击“插入”。

步骤十：预览信函

此时可以在文档正文中看到效果，点击箭头核实其他的姓名和职务是否正确，无误后点击“下一步：完成合并”。

步骤十一：编辑单个信函

点击“编辑单个信函”，在弹出的“合并到新文档”窗口中选择全部，并点击确定。

步骤十二：保存并打印

此时会自动建立一个名为“信函”的新Word文档，其中包含一份份邀请函。保存该文档并执行打印即可完成制作。

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