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如何用数据库做一个文档管理系统(如何用access做管理系统?)

浏览量:1740 时间:2023-03-08 12:11:03 作者:采采

如何用数据库做一个文档管理系统(如何用access做管理系统?)

如何用access做管理系统?

1 .准备——确定数据库需要的表和字段。

因为我们要创建的MIS系统是一个小型的管理系统,不需要建几个表,一个表就可以了。

创建数据库

(1)使用数据库向导创建数据库:

启动Microsoft Access时,会自动显示一个对话框,其中包含创建新数据库或打开现有数据库的选项。单击数据库向导,然后单击确定按钮。在新建空数据库对话框中单击确定,然后指定数据库的名称和位置,并单击创建以启动新数据库。然后新建一个表,然后填写相应的字段名和数据类型,并设置字段大小、索引等项,其他的留空或取默认值。该字段的最大设置值为255字节,数据类型为文本、备注、数值、日期/时间、货币、自动编号、OLE对象等。可以根据不同要求选择。

(2)不使用向导创建数据库。

当您启动Microsoft Access时,会自动出现一个对话框,其中包含创建新数据库或打开现有数据库的选项。单击“清空数据库”,然后单击“确定”。如果数据库已经打开,或者Access打开时显示的对话框已关闭,请单击工具栏上的“新建数据库”按钮,然后双击“主页”选项卡上的“空数据库”图标。指定数据库的名称和位置,然后单击“创建”按钮。

3.数据库的基本操作

数据库的结构已经创建好了,接下来我们需要做的就是对数据库的一系列基本操作。添加记录:在数据表视图或窗体视图中打开相应的窗体,单击工具栏上的“新建记录”按钮,键入所需的数据,然后按TAB键转到下一个字段。在记录末尾,按TAB键转到下一条记录。

编辑记录:如果要编辑字段中的数据,单击要编辑的字段;如果要替换整个字段的值,指向字段的最左边;当鼠标变为加号时,单击该字段并键入要插入的文本。

注意:如果打字有错误,可以按退格键;如果要取消对当前字段的更改,请按ESC如果要取消对整个记录的更改,请在移出该字段之前再次按ESC。当从一条记录移动到另一条记录时,Access将保存对该记录的更改。

复制或移动数据:在其他应用程序中,如Excel和Word,选择一行或多行进行复制或移动。如果从Word中复制数据,应确保在选择之前,记录已在表格中排列或用制表符分隔。如果将数据粘贴到数据表中,应确保数据表中的列与要复制或移动的数据顺序相同。如果将数据粘贴到表单中,则表单上对应的控件名称与复制数据的列名称相同。Access会将数据粘贴到同名的控件中。在Access中,打开要粘贴记录的数据表或窗体。如果要替换现有记录,请选择要替换的记录,然后单击工具栏上的粘贴追加或粘贴。如果表单中的记录选择器不可用,要选择当前记录,请单击“编辑”菜单上的“选择记录”。

删除记录:点击要删除的记录,点击工具栏上的删除记录按钮。

4.数据整理、筛选和查询

要想让自己VCD数据库里的视频排列整齐,便于查询,掌握数据库的排序、查询、筛选是非常重要的。

排序记录:

在窗体视图或数据表视图中,单击要用来对记录进行排序的字段。单击鼠标右键,可以选择该字段的升序或降序排序。在数据表中,可以同时选择两个或两个以上相邻的近场分别进行排序。Microsoft Access从您选择的最左边的列对记录进行排序。保存窗体或数据表时,Microsoft Access会保存排序顺序。

创建过滤器:

如果您可以轻松找到并选择要在窗体、子窗体或数据表中筛选的记录中包含的值的实例,则可以使用“按选择筛选”。操作方法是:点击记录子菜单中的按选择过滤。

如果要从列表中选择所需的值,而不浏览数据表或窗体中的所有记录,或者要一次指定多个条件,可以使用“按窗体筛选”。

如果焦点在窗体或数据表的字段中,并且您只需要输入搜索值或其结果用作条件的表达式,则可以使用“输入筛选目标”。如果是更复杂的过滤器,可以使用高级过滤/排序。

创建查询:

查询可用于以不同查看、更改和分析数据。您也可以使用查询作为窗体和报表的记录源。最常见的查询类型是选择查询。选择一个查询将安装指定的条件,从一个或多个表中获取数据,并以所需的顺序显示它们。

具体操作:在数据库视图中点击查询,按新建,选择设计视图,确定,选择表和查询,添加表,然后按添加,在选择查询表中选择字段,确定排序要求,最后保存查询,这样一个选择查询就完成了。

5.报告制作

具体操作:点击报表向导,在报表向导对话框中选择可用字段,按下一步,然后选择字段排序,最多可以按四个字段排序,按下一步选择报表布局,最后按完成。

还有其他报表设计方法,自动报表(列表)、自动报表(表格)、图标向导、标签向导,所以我赢了 不要一个一个地谈论它们。你可以自己试试。

与其他软件共享数据库。(1)数据库类型转换

点击 "转换数据库和在 "工具 "菜单 "数据库实用程序与工具子菜单,然后选择要转换的其他类型的数据库,比如dBase,数据库就从dBase转换到Access 97成功了,非常简单。

(2)在Word中调用访问数据

(3)将Access数据导出到Excel:

如前一示例所示,在“数据库”窗口中单击要导出的表或查询的名称“表1”,然后单击“文件”菜单上的“另存为/导出”命令。在“另存为”对话框中,单击“另存为外部文件或数据库”,然后单击“确定”。在“保存类型”框中,单击所需的电子表格格式。单击“保存位置”框右侧的箭头,选择要导出的目标驱动器和文件夹。在现有电子表格或“文件名”框中输入新文件名。此时,请注意Access在保存到现有电子表格时会删除和替换数据,因此要特别小心。f单击“导出”按钮,Access将创建一个包含表或查询数据的电子表格文件。表或查询中的字段名称放在电子表格的第一行。

保护数据库

(1)加密或解密数据库

加密数据库将压缩数据库文件,使它们无法被实用程序或字处理程序解密。数据库解密是加密的逆过程。

方法:不打开数据库启动Microsoft Access。在“工具”菜单的“安全”子菜单中,单击“加密/解密数据库”。指定要加密或解密的数据库,然后单击确定。指定加密或解密后的数据库名称、驱动器和文件夹,然后单击确定。如果使用原始数据库名称、驱动器和文件夹,Microsoft Access将在加密或解密成功后自动用加密或解密版本替换原始数据库。但是,如果,Microsoft Access将保留原始数据库文件。

(2)为数据库设置密码:

方法:打开数据库,选中“独占”复选框,单击“打开”,然后在“工具”菜单的“安全”子菜单中单击“设置数据库密码”,输入密码,验证密码,最后单击“确定”完成数据库的密码设置。打开VCD数据库时,应该会提示您输入密码。

完成以上步骤后,就很容易在Acc如何用access做管理系统?

首先,创建数据表;第二,根据应用需求创建查询;第三,创建相关报表;第四,简单设计宏;第四,设计菜单;第四,设计形式;最后,同步完成模块设计和第五次调试工作。

如何用access做管理系统?

首先,创建数据表;第二,根据应用需求创建查询;第三,创建相关报表;第四,设计简单的操作。宏,设计菜单,设计表单,同步完成模块设计和调试。

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