Excel使用技巧一、让不同类型数据用不同颜色显示

在工资表中，我们可以通过设置条件格式来实现让不同类型的数据用不同颜色显示的效果。例如，在工资总额列中，我们想要将大于等于2000元的工资总额以红色显示，大于等于1500元的工资总额以蓝色显示，低于1000元的工资总额以棕色显示，其余的工资总额以黑色显示。

1. 打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，点击“格式”->“条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。

2. 在“条件格式”对话框中，选择“大于或等于”选项，并输入数值“2000”，点击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为红色。

3. 点击“添加”按钮，并按照上述操作设置其他条件（大于等于1500，字体设置为蓝色；小于1000，字体设置为棕色）。

4. 完成设置后，点击“确定”按钮。

这样，你会发现工资总额的数据根据你的要求以不同的颜色显示出来了。

Excel使用技巧二、建立分类下拉列表填充项

为了保持企业名称的一致性，我们可以利用“数据有效性”功能来建立一个分类下拉列表填充项。

1. 在Sheet2中，按照企业的类别（如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等），将企业名称分别输入到不同的列中，建立一个企业名称数据库。

2. 选中“工业企业”名称所在列（如A列），在“名称”栏内输入“工业企业”字符后，按回车键进行确认。

3. 仿照上述操作，将其他列（如B、C……列）分别命名为“商业企业”、“个体企业”等。

4. 切换到Sheet1中，选中需要输入“企业类别”的列（如C列），执行“数据”->“有效性”命令，打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中，选择“序列”选项，并在“来源”方框中输入“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等序列（各元素之间用英文逗号隔开），确定退出。

5. 再选中需要输入企业名称的列（如D列），再次打开“数据有效性”对话框，选择“序列”选项，并在“来源”方框中输入公式：“INDIRECT(C1)”，确定退出。

6. 选中C列任意单元格（如C4），点击下拉按钮，选择相应的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格（如D4），点击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。

提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别”列，可以选中该列，右击鼠标，选择“隐藏”选项，将该列隐藏起来即可。

Excel使用技巧三、建立“常用文档”新菜单

为了方便随时调用常用的工作簿文档，我们可以在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，并将常用的工作簿文档添加到其中。

1. 在工具栏空白处右击鼠标，选择“自定义”选项，打开“自定义”对话框。在“命令”标签中，选中“类别”下的“新菜单”项，然后将“命令”下面的“新菜单”拖动到菜单栏。

2. 点击“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称（如“常用文档”）。

3. 接下来，在“类别”下面选择任意一项（如“插入”选项），然后在右边的“命令”下选择任意一项（如“超链接”选项），将它拖动到新菜单（常用文档）中，并按照上述操作对它进行命名（如“工资表”等），建立第一个工作簿文档列表名称。

4. 重复以上操作，多添加几个文档列表名称。

5. 选中“常用文档”菜单中的某个菜单项（如“工资表”等），右击鼠标，在弹出的快捷菜单中选择“分配超链接→打开”选项，打开“分配超链接”对话框。通过点击“查找范围”右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿（如“工资.xls”等）文件夹，并选择该工作簿文档。

6. 重复以上操作，将菜单项和与之对应的工作簿文档超链接起来。

7. 以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只需展开“常用文档”菜单，点击其中的相应选项即可。

提示：尽管我们将“超链接”选项拖动到了“常用文档”菜单中，但并不影响“插入”菜单中“超链接”菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。

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