使用Word的邮件合并分步向导

在日常工作中，我们经常需要给很多人发邀请函或者其他类似的文档。如果一张一张复制粘贴会非常麻烦，这时候就可以利用Word的邮件合并功能来批量制作。下面将详细介绍具体的操作方法。

准备邀请函模板和联系人名单

首先，我们需要准备一个邀请函模板以及一份联系人名单。在Word文档中创建一个邀请函模板，并在Excel表格中创建联系人名单，如下图所示。

开始邮件合并分步向导

在Word文档中，点击“邮件”，然后选择“开始邮件合并”，再选择“邮件合并分步向导”。

选择邮件类型

右侧弹出一个下拉选项，根据实际需要选择邮件类型，例如选择信函。然后点击“下一步：开始文档”。

选择收件人

在下一页中，点击“浏览”，弹出选择数据源对话框，选择之前准备好的Excel名单，然后点击“打开”。

确认邮件合并收件人

弹出邮件合并收件人对话框，确认收件人列表是否正确，然后直接点击“确认”。

插入合并域

在邮件中选择“插入合并域”，然后选择要插入的合并域，例如姓名、地址等。这样，每个邮件中对应的合并域都会被替换为相应的数据。

预览结果

点击“预览结果”，可以查看每封邮件的最终效果。通过前后按钮翻页，可以逐个检查每个邮件的内容。

完成合并并编辑单个文档

在邮件菜单中选择“完成并合并”，然后选择“编辑单个文档”。

合并到新文档

弹出“合并到新文档”对话框，选择“全部”，然后点击“确定”。此时，将生成一个包含所有合并结果的新文档。

以上就是使用Word的邮件合并分步向导的具体操作方法，通过这个功能，我们可以轻松批量制作邀请函或其他邮件类文档，提高工作效率。

总结：

Word的邮件合并分步向导功能可以帮助我们批量制作邀请函或其他类似的文档。操作步骤包括准备邀请函模板和联系人名单、开始邮件合并分步向导、选择邮件类型、选择收件人、确认邮件合并收件人、插入合并域、预览结果、完成合并并编辑单个文档、合并到新文档。通过这个功能，我们可以大大提高工作效率，减少重复劳动。

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