Excel与Access联合应用示例

在实际工作中，有时仅仅依靠Excel是无法完成所有任务的，我们需要借助Access来进行辅助。然而，Access作为Office套件中的一个组件，经常被人们忽视，不学习和使用真是太可惜了。下面我们通过一个简单的例子来说明Excel与Access联合使用的强大之处。

车间任务表

首先，我们创建一个名为【车间任务表】的Excel表格，用于记录每个车间要完成的任务以及任务的类型。

任务品种表

接下来，我们再创建一个名为【任务品种表】的Excel表格，用于记录每个任务所包含的品种。

生产记录表

然后，我们创建一个名为【生产记录表】的Excel表格，用于记录各个车间已经完成的任务。

查找未完成的任务

问题来了：我们需要知道各个车间还有哪些产品没有完成生产。为了解决这个问题，我们关闭Excel表格，打开Access，并将Excel表格链接到Access中。具体的链接方法请参考相关经验。

一共有63张表格链接到了Access中。

创建查询

点击Access中的【创建】选项卡，然后选择【查询设计】。

在弹出的对话框中，按住Ctrl键，选择【生产车间】和【任务品种】字段，然后点击【添加】按钮，最后点击【关闭】按钮。

这样就得到了一个查询结果显示表格。

建立关系

在【车间任务】表格中的【任务类别】字段上按住鼠标左键，拖动到【任务品种】表格中的【任务类别】字段上，然后松开鼠标左键。这样就建立了两个表格之间的关系。

双击【车间名称】字段，该字段就会添加到下方的表格中。同样地，双击【任务品种】字段，该字段也会添加到下方的表格中。

点击【设计】选项卡，然后选择【视图】。

这样我们就得到了一个查询结果表格，其中显示了每个车间要生产的具体任务品种。

将这个表格保存为【车间任务品种】，然后左侧的导航窗格中就会多出一个查询表。

添加列

现在，我们想再添加一列。点击【开始】选项卡，然后选择【视图】。

回到编辑状态后，添加一列，输入字段名为：车间任务品种：[车间名称][任务品种]；注意，: 和 [] 需要在英文状态下输入。

再次点击【设计】选项卡，然后选择【视图】。

新表格就是这样的。保存并关闭该表格。

创建新的查询

再次创建一个查询，在其中添加【生产记录表】。

双击*号，表示将【生产记录表】中的所有字段都添加到查询表格中。

同样地，再次添加一个【车间任务品种】字段，然后点击【设计】选项卡。

得到一个查询结果表格，将其保存为【生产日期】，然后关闭该表格。

联合查询

再次创建一个查询，在其中添加查询选项卡下的两个表格。

通过【车间任务品种】字段进行联接，实现两个表格之间的数据通信。然后双击联接线。

在弹出的对话框中，选择第二项，表示在新的查询结果表格中，将保留左表格中各字段的所有内容，最后点击【确定】按钮。

联接线变成了箭头。将左表格中的【车间名称】和【任务品种】字段添加到下方，将右表格的【生产日期】字段添加到下方。最后点击【设计】选项卡。

将得到的查询结果保存为【生产任务跟踪】表格。在该表格中，可以清楚地看到各个车间生产了哪些产品，哪些产品还没有生产。

更新数据

保存并关闭Access，然后打开原来的Excel表格。

新建一个名为【生产任务跟踪】的表格，并将Access中的【生产任务跟踪】表格导入进去。具体的操作方法请参考相关经验。

这样，我们就实现了Excel表格与Access之间的关联。例如，如果我们删除了【生产记录】中的某条记录，回到【生产任务跟踪】表格中，只需右键点击任意单元格，然后选择【刷新】，相关记录就会自动更新。

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