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如何轻松阅读超长文档:Word 2010导航功能的技巧

浏览量:3260 时间:2024-06-25 10:45:39 作者:采采

超长的文档往往让人感到头疼,特别是要查找特定内容时需要花费大量的时间和精力。然而,使用Word 2010新增的文档导航功能,你可以轻松解决这个问题。

1. 文档标题导航

文档标题导航是最简单的导航方式,使用方法也最简单。打开“导航”窗格后,单击“浏览你的文档中的标题”按钮,将文档导航方式切换到“文档标题导航”,Word 2010会对文档进行智能分析,并将文档标题在“导航”窗格中列出,只要单击标题,就会自动定位到相关段落。

小提示:文档标题导航有先决条件,打开的超长文档必须事先设置有标题。如果没有设置标题,就无法用文档标题进行导航,而如果文档事先设置了多级标题,导航效果会更好,更精确。

2. 文档页面导航

用Word编辑文档会自动分页,文档页面导航就是根据Word文档的默认分页进行导航的。单击“导航”窗格上的“浏览你的文档中的页面”按钮,将文档导航方式切换到“文档页面导航”,Word 2010会在“导航”窗格上以缩略图形式列出文档分页,可要单击分页缩略图,就可以定位到相关页面查阅。

3. 关键字(词)导航

除了通过文档标题和页面进行导航,Word 2010还可以通过关键(词)导航。单击“导航”窗格上的“浏览你当前搜索的结果”按钮,然后在文本框中输入关键(词),“导航”窗格上就会列出包含关键字(词)的导航链接,单击这些导航链接,就可以快速定位到文档的相关位置。

4. 特定对象导航

一篇完整的文档,往往包含有图形、表格、公式、批注等对象,Word 2010的导航功能可以快速查找文档中的这些特定对象。单击搜索框右侧放大镜后面的“▼”,选择“查找”栏中的相关选项,就可以快速查找文档中的图形、表格、公式和批注。

综合使用四种导航方式可以提高效率

Word 2010提供的四种导航方式都有优缺点,标题导航很实用,但是事先必须设置好文档的各级标题才能使用;页面导航很便捷,但是精确度不高,只能定位到相关页面,要查找特定内容还是不方便;关键字(词)导航和特定对象导航比较精确,但如果文档中同一关键字(词)很多,或者同一对象很多,就要进行“二次查找”。如果能根据自己的实际需要,将几种导航方式结合起来使用,导航效果会更佳。

结语

尽管Word 2010新增的文档导航功能还不够完美,但是它已为我们浏览长文档带来了方便。如果你经常需要处理超长的文档,可以让Word 2010为你精确“导航”,快速查阅特定的段落、页面、文字和对象。

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