Excel必备技能——打印优化技巧
在日常工作中，我们经常需要将Excel表格打印出来。但是，如果不进行正确的设置，打印出来的效果可能会不尽如人意。本文将为大家介绍10个实用的打印优化技巧，让您的Excel文档打印得心应手。
1. 只打印需要的区域
很多情况下，我们并不需要打印工作表的全部，而只需要打印某一内容。此时，我们需要为打印指定打印区域。方法是先点击菜单命令“视图→分页预览”，然后在预览视图中选择要打印的单元格区域，点击菜单命令“文件→打印区域→设置打印区域”或者点击右键，在弹出菜单中点击“设置打印区域”命令。这样，打印时就会只打印我们选中的区域部分了。如果设置完成后需要向已有的打印区域添加单元格，那么只要选中要添加的单元格，然后在该区域上点击右键，在弹出菜单中选择“添加到打印区域”即可。
2. 设计自定义的页眉和页脚
页眉和页脚是Excel中打印输出时的重要组成部分。我们可以根据需要自定义页眉或页脚。只要点击菜单命令“文件→页面设置”，然后在打开的对话框中点击“页眉/页脚”，或者直接点击菜单命令“视图→页眉和页脚”，都可以打开自定义页眉和页脚对话框。我们要做的，只是在“页眉”或“页脚”下方的下拉列表中选择需要的页眉页脚样式就可以了。当然，我们也可以直接在编辑框中输入我们所需要的内容。
3. 打印公式
要想打印公式，需先在工作表上显示公式。方法是先点击菜单命令“工具→公式审核→公式审核模式”。此时，含公式的单元格显示的就是公式本身而非公式的计算结果了。此时，按正常情况打印，就可以得到含公式的工作表了。
4. 黑白色打印
在屏幕上为不同单元格指定不同颜色是非常好看的，但未必打印到纸上也好看。尤其是我们的打印机并非彩色打印机时，更需要简单的黑白色打印。只要点击菜单命令“文件→页面设置”，打开“页面设置”对话框。然后点击“工作表”选项卡，选中“单色打印”复选项就可以了。
5. 重复标题
工作表如果比较跨页，我们当然需要在每一页中都能够看到表格的标题行。还是在“页面设置”对话框的“工作表”选项卡中，在“打印标题”下的“顶端标题行”右侧的输入框内输入标题行所在的行号，或在“左端标题列”右侧的输入框输入标题列所在的列号，就可以使每一页都能打印标题行或标题列。
6. 批注和错误单元格
默认情况下批注是不会打印出来的。而如果使用了公式，那么经常会出现一些不可避免的错误值，如REF!等，而默认情况下这些错误值是要打印出来的。我们可以根据需要选择是否打印批注或错误值。打开“页面设置”对话框的“工作表”选项卡，对于错误值来说，只需要在“错误单元格打印为”右侧的下拉列表提供的“显示值”、“空白”、“――”、“N/A”等几种方式中作出相应的选择就可以了。对于批注，则可在“批注”右侧的下拉列表中选择“如同工作表中的显示”选项或“工作表末尾”选项。
7. 在指定位置分页
Excel会根据行高列宽自动分页，但这种分页往往不符合我们的需要，所以，我们还会经常需要手动分页。选中某行或某列，点击菜单命令“插入→分页符”，可以在该行的上方或该列的左侧插入分页符，使选中的行或列位于另外一页。如果选中某单元格，点击菜单命令“插入→分页符”，可以在该单元格的左上角插入分页符，相当于在该单元格所在行的上方及所在列的左侧均插入了分页符。要删除分页符，需选中分页符下方的行或右侧的列或右下角的单元格，然后点击菜单命令“插入→删除分页符”。
8. 按纸的宽度或页数打印
打开“页面设置”对话框，点击“页面”选项卡。先在“纸张大小”右侧的下拉列表中选择我们使用的纸型，然后选中上方的“调整为”单选项。在右侧的“页宽”输入框中输入“1”，然后将“页高”输入框中的数字删除。这样，就可以使工作表按我们所选定纸的宽度打印了。如果要同时指定打印的页数，那么，就在“页高”输入框内输入页数。
9. 同时对多个工作表进行设置
一个工作簿中往往有多个工作表，而在打印时往往这些工作表的设置又基本相同。如果逐份工作表设置，那当然麻烦。我们可以先单击第一张工作表的标签，然后按住“Ctrl”键单击其它工作表的标签，将这些工作表同时选中。然后再进行相应的页面设置。如果这些工作表是相邻的，那么，我们可以单击第一份工作表标签后，再按住“Shift”键，单击最后一份工作表标签，将它们之间的工作表同时选中。
10. 打印多个工作簿
要想同时打印多个工作簿，需要点击“常规”工具栏上的“打开”按钮，在“打开”对话框中，按住“Ctrl”键，逐一选中要打印的工作簿，然后点击对话框中“工具”菜单中的“打印”命令，就可以将选中工作簿的当前工作表中的内容一一打印出来。
总结
以上就是10个实用的Excel打印优化技巧。通过这些技巧的运用，我们可以轻松地控制Excel打印的各种细节，让打印出来的文档更加符合我们的需求。
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