如何轻松比对两列 PDF 或 Word 数据并在 Excel 中显示不同颜色

对于处理数据来说,Excel 无疑是强大的利器。但当我们收到的文件是 PDF 或 Word 格式时,如何将其导入 Excel 并进行比对呢?下面就为大家详细介绍一下方法。

Word 文档转 PDF 更方便比对

如果原始文件是 Word 格式,我们可以直接将其转换成 PDF 格式。这样不仅保留了文档的原貌,而且后续操作也会更加方便。我们只需要选择 PDF 存储位置,然后在 PDF 编辑器中导出即可。

PDF 文件一键转 Excel

有了 PDF 格式的文件后,我们可以直接将其导出到 Excel 中进行比对。这种方式操作简单,但偶尔也会出现数据串行或丢失的情况,所以还需谨慎使用。

Word 文档复制粘贴更稳妥

如果您有 Word 格式的文件,建议还是采用传统的复制粘贴到 Excel 的方式。这样不仅操作简单,而且能够更好地保留原始数据结构。

条件格式突出不同值

将两列数据导入 Excel 后,我们可以利用"条件格式"功能快速找出不同之处。具体步骤如下:

1. 选择要比对的两列,将参照列放在最上方;

2. 选中整列,点击"条件格式";

3. 选择"只为包含以下内容的单元格设置格式";

4. 设置"不等于"规则,引用参照列的第一个单元格;

5. 选择高亮显示的颜色,如黄色。

这样一来,Excel 就会自动将两列中不同的值以高亮显示,方便我们快速发现差异所在。

总结

综上所述,无论是 PDF 还是 Word 格式的文件,我们都可以通过简单的操作将其导入 Excel 并进行数据比对。利用 Excel 强大的条件格式功能,我们能够快速高效地发现两列数据中的差异所在,大大提高了工作效率。希望这些技巧对您有所帮助!

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