Excel技巧之——“数据有效性”的另类用法
在Excel中，有一项功能名为“数据有效性”，它在输入数据的过程中起着很大的作用。通过使用数据有效性，可以防止输入错误的数据，确保原始数据的准确性。下面我们来看一个示例。
跨表使用数据有效性
首先，需要制作一份无误的客户名称表，为后续输入数据提供准确无误的原始数据。选中客户名称列，然后单击菜单栏的“插入→名称→定义”（或者按下Ctrl F3快捷键），打开“定义名称”对话框。在对话框中，为当前选中区域定义一个名称，比如“客户名称”。在“应用位置”框中输入或选择相应的单元格区域，并点击确定按钮，即可完成名称的定义。
在实际工作中，例如需要录入某个月份的销售明细表，我们可以利用数据有效性来保证原始数据的正确性。选中表中的客户列，然后单击菜单栏的“数据→有效性”，打开“数据有效性”对话框。在对话框的“设置”选项卡下，将“允许”设置为序列，并在“来源”中输入步骤一定义的名称：“客户名称”。这样就为客户列设置了数据有效性，在后续输入客户信息时，可以通过下拉列表选中，也可以手动输入。如果手动输入有误，会有错误提示，从而保证原始数据的准确性。
需要注意的是，由于数据有效性不允许跨表使用，因此我们需要通过定义名称的方法来实现跨表使用。
扩展：动态定义名称
如果以后在原始表格中增加了客户，只需再次打开“定义名称”对话框，选中已定义的名称，然后在“应用位置”框中添加新增加的单元格区域，即可实现跨表使用。
还有一个必杀技是在步骤一定义名称时，将其定义为动态的。这样，只要在原始表中新增客户，Excel会自动扩展数据有效性的下拉列表，无需手动修改。具体操作是，在“引用位置”中输入公式：OFFSET(原始!$A$2,0,0,COUNTA(原始!$A:$A)-1)，然后点击确定即可。该公式利用OFFSET函数实现动态的数据有效性下拉列表。公式中的参数决定了要返回的单元格区域。在本例中，参数4表示统计文本的个数，也就是统计出A列中文本的个数，并减去1。由于A列中的文本个数可变，导致了OFFSET函数返回的单元格区域是一个动态区域。
纠错和审核
在输入数据后，如果销售明细表已经完成（即客户名称已经输入），我们可以配合数据有效性和公式审核来发现错误。首先，选中客户列中非空的单元格，然后点击菜单栏的“数据→有效性”，打开数据有效性对话框。在对话框中，将“允许”设置为序列，“来源”设置为客户名称，这样就建立了数据有效性。接着，点击“工具→公式审核→打开公式审核对话框”，选择“圈示无效数据”，就可以找出以前输入的无效错误数据了。
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