用Excel的视图和宏分类显示表单数据

在处理包含大量数据列的Excel工作表时，用户通常希望只显示他们感兴趣的数据列，并隐藏不需要的数据列。不同用户对所需数据列的要求也各不相同。

举个例子，对于一张包含多个科目的学生成绩表，语文老师可能只想看语文成绩，数学老师可能只关注数学成绩。然而，由于所有科目的成绩都混合在一起，这给老师查看单科成绩带来了困扰。如果能根据不同用户的需求，快速隐藏不需要的数据列，只留下所需的数据列，那么用户就可以轻松地将注意力集中在所需的数据上。对许多用户来说，这似乎非常简单：只需隐藏不需要的数据列即可。但问题是，如何隐藏？如果每个用户每次查看数据都需要手动隐藏和取消隐藏数据列，那将非常繁琐。然而，通过利用Excel的视图和宏功能，我们可以轻松解决这个问题。

第一步：创建用户视图

首先，在Excel中打开学生成绩工作表（如图1）。我们以设置语文视图为例，该视图只显示语文成绩。选中除学号、姓名和语文数据列之外的所有数据列，右键单击选中的数据列标题，在弹出菜单中选择“隐藏”命令。这样，工作表中就只剩下语文成绩了。接着，依次点击“视图-视图管理器”命令，进入“视图管理器”对话框。点击“添加”按钮，在“名称”框中输入“语文视图”，然后点击“确定”按钮，语文视图就创建好了。重复上述步骤，创建其他所需视图。

第二步：录制视图切换宏

视图创建完成后，虽然可以通过视图管理器进行切换，但每次操作都很繁琐。因此，我们可以将切换视图的操作录制成宏，以减少切换步骤。我们以录制查看语文视图的宏为例。依次点击“工具-宏-录制新宏”，在“宏名”中输入“查看语文”，然后点击“确定”按钮开始录制宏（如图3）。接着，点击“视图→视图管理器”，进入视图管理器。在视图列表中选择“语文视图”，然后点击“显示”按钮。最后，点击“停止录制”按钮，完成宏的录制。这样，查看语文视图的宏就成功录制完成。重复以上步骤，依次录制其他所需的宏。

第三步：创建视图切换按钮

录制好宏后，我们还需要为这些宏创建一个工具栏及相应的命令按钮。否则，每次运行宏都需要使用宏对话框，不够方便。右键点击工具栏任意位置，在弹出菜单中选择“自定义”命令。在打开的“自定义”对话框中，切换到“工具栏”标签页，点击“新建”按钮。在“工具栏名称”框中输入“切换视图”，然后点击“确定”按钮。

此时，“自定义”对话框旁边会出现一个名为“切换视图”的工具栏。接着，在“自定义”对话框中，切换到“命令”标签页，选择“宏”类别，然后将右侧“命令”列表中的自定义按钮拖放到“切换视图”工具栏中。右键点击刚刚拖放过来的自定义命令按钮，输入“查看语文”进行重命名，并选择“总是只用文字”（如图4）。再次右键点击自定义命令按钮，选择“指定宏”命令，在弹出对话框中选择“查看语文”宏，然后点击“确定”返回自定义对话框。重复以上步骤，为其他宏创建相应的命令按钮。最终完成的“切换视图”工具栏如图5所示。

至此，整个操作就完成了。以后，要查看某个科目的成绩，只需点击“切换视图”工具栏上相应的命令按钮，即可快速切换到只显示该科目成绩的视图。利用这项技巧，我们还可以帮助财务、工程技术等人员在海量数据中快速找到所需的数据。

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