如何提高传统协作系统的灵活性

随着云计算企业解决方案在市场上的迅速发展，传统系统也需要更灵活的协作方式来适应这一变化。本文将介绍一些提高传统协作系统灵活性的最佳做法，并探讨如何优化与外部合作伙伴的协作、评估技术支持水平、支持内部和外部用户、创建混合云计算解决方案等关键步骤。

专注于提高与外部合作伙伴的协作

企业内外部合作至关重要，尤其是在处理合同、标书和建议书等文件时需要更紧密的协作。研究显示，60%的受访者认为外部协作对企业至关重要。因此，企业应重视与外部合作伙伴的沟通和合作，以推动工作流程的顺利进行。

评估技术支持水平

技术支持是协作系统中不可或缺的一环。研究表明，50%的受访者认为其企业在内部协作的技术支持方面有所欠缺，而对外部协作的支持则更为薄弱。共享内容、文档和工作流程等技术支持类型对于提高协作效率至关重要，企业应该及时评估并改进现有的技术支持水平。

支持内部和外部用户

移动设备在今天的工作中扮演着越来越重要的角色，但令人惊讶的是，只有不到25%的受访者的移动设备具有文档创建、编辑和工作流程功能。为了提高工作效率，企业需要确保协作系统同时支持内部和外部用户，在移动设备上提供编辑和协作功能。

创建混合云计算解决方案

近50%的受访者正在寻找混合云计算解决方案，这种解决方案可以跨云计算和移动设备实现内容的同步和管理。混合云计算解决方案不仅可以提升数据安全性，还能够增加生产效率，是未来发展的重要方向之一。

评估文件同步和共享服务的政策

建立明确的文件同步和共享政策对于保护数据安全至关重要。然而，有三分之一的受访者没有相关的政策来规范通过未经批准的应用程序共享数据的行为。为了避免信息泄露和安全漏洞，企业应该审查并制定完善的政策，并提供受支持的企业级系统来规范文件共享行为。

拓展移动设备功能

除了基本的内容访问功能之外，企业还应该考虑在移动设备上提供文档审查、编辑、审批和工作流程签收等功能。这些功能的整合将有助于提升协作效率，满足员工日益增长的移动工作需求。

连接云计算协作与内部系统的储存库

建立云计算协作系统与内部系统的连接至关重要，以避免新建的储存库和数据孤岛。企业可以考虑部署带有连接器的独立云计算系统，或者选择与内部部署系统无缝集成的解决方案，以提升数据管理效率。

避免内部开发的移动环境

与现有的ECM供应商合作，采用其云计算扩展解决方案，可以更好地支持现有和未来的移动设备，并减少安全风险。避免内部开发的移动环境，选择成熟稳定的解决方案将带来更好的协作体验。

加强移动部署进程功能

除了内容访问外，企业还应该重视移动设备与后端进程的交互，例如报告、仪表板、电子表格审批等功能。通过提供全面的进程功能，可以进一步提高协作效率和工作生产力，满足多样化的工作需求。

通过以上最佳做法，企业可以有效提高传统协作系统的灵活性，适应快速变化的商业环境，提升工作效率和团队协作能力，实现持续发展和创新。

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