利用WPS表格工具实现高效数据转换

数据转换的需求与挑战

在人事部门，要求新入职员工填写员工资料表是一项常见任务，以便及时了解新员工的基本信息。尽管这些表格通常类似于预设格式，但将这些数据快速添加到数据库中却是一项繁琐的工作。幸运的是，目前WPS文字提供了一种便捷的解决方案，通过其表格工具可以轻松实现数据转换。

数据转换工具的使用

当人事部门收到员工填写的资料表后，只需简单整理文档并使用表格工具，即可将数据转换为如图2所示的数据表结果。转换过程包括以下步骤：

1. 合并资料卡： 首先在WPS文字中将多个员工资料卡合并成一个文档，并删除除第一个表之外的主标题“员工资料卡”。

2. 初步转换数据： 选择“表格｜转换｜表格转换成文本”菜单项，在弹出的对话框中选择“段落标记”，完成初步转换。

3. 数据重新分隔： 保持文字选定状态，选择“表格｜转换｜文本转换成表格”菜单项，设置转换列数为2列，文字分隔位置选择“段落标记”。

4. 提取字段数据： 复制第一列的姓名到身份证号码的数据，并粘贴到员工资料卡标题下插入空行。

5. 删除多余数据： 删除第一列的多余字段数据，保留单列表头和所有明细数据列表。

6. 再次转换数据： 选择“表格｜转换｜表格转换成文本”菜单项，按段落标记重新分隔数据。

7. 完成数据转换： 选择“表格｜转换｜文本转换成表格”菜单项，设置转换列数为实际字段数，点击确定按钮，完成最终转换。

操作技巧提要

- 在进行全表转换时，将光标置于表格内，系统将自动选择全表数据。

- 若要删除单元格内容，可使用删除键；若需删除表格（包括行或列），可用键操作。

结语

通过使用WPS表格工具，用户能够灵活地进行表格和文本的相互转换。在文本转换为表格时，用户可通过自定义列数来控制转换后表格的结构。这一技巧主要依赖于字段与数据的对应关系，有针对性地提取字段名和详细数据，从而通过“表格与文本互相转换”实现最终目标的达成。

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