利用Word邮件合并功能批量制作规范文件
在工作中，我们常常需要批量制作某种规范文档，其中内容主体框架相同，但部分内容需要根据个体情况变化。例如，想要为每位学生家长制作成绩通知单，其中包括学生姓名、数学、语文、英语成绩等固定内容，但具体成绩随学生不同而变化。当面对几十名学生时，手动处理工作量巨大。
学习Word邮件合并功能
学会使用Word的邮件合并功能可以轻松解决这类问题，实现快速、高效的文档批量生成。Word的邮件合并是一项高级功能，需要具备一定的Word和Excel基础才能更好地掌握。
创建Word模板和Excel数据源文件
首先，需要创建一个Word制式文档（模板），在需要插入可变内容的位置留下空位。同时，在Excel中新建或修改数据源文件，确保包含Word模板中需要变化的内容。详细操作可参考简介示例图。
设置Word模板
打开Word制式文档（如“学生成绩通知单.docx”），点击“邮件”菜单，选择开始邮件合并按钮旁的三角，然后选择普通Word文档。
建立Word模板与数据源文件联系
1. 点击“邮件”菜单，选择“收件人”按钮旁的三角，然后选择“使用现有列表”。
2. 在弹出的选取数据源窗口中找到你的数据源文件（如“学生基本情况登记表.xlsx”），打开。
3. 在选择表格窗口中选定包含所需数据的标签，确认建立联系成功。
插入合并域
将光标移至Word模板中需要显示数据源内容的地方，点击“邮件”菜单中的插入合并域，选择对应项进行插入。这样就完成了在模板中插入数据源内容的操作。
预览结果并完成邮件合并
在编辑好插入域的格式后，点击预览结果按钮，查看合并后的效果。若无误，点击“完成并合并”按钮，选择编辑单个文档，等待程序处理完成。最终形成一个包含所有记录合并结果的Word新文档，可保存、存档或打印。
打印文档或发送电子邮件
若选择直接打印文档，点击“完成并合并”按钮下拉箭头，选择“打印文档”，然后指定记录的范围即可将结果输出到打印机。另外，也可以选择将合并后的结果发送到电子邮件，不过这种方法较为少见。
通过以上步骤，利用Word的邮件合并功能，可以轻松批量生成规范文件，提高工作效率，减少重复劳动。希望这些操作技巧能帮助您更加有效地处理文档制作任务。
版权声明：本文内容由互联网用户自发贡献，本站不承担相关法律责任.如有侵权/违法内容,本站将立刻删除。
