如何有效设定文档管理系统规则

日常文件的保管一定要有规则。美国一项研究机构曾对200家大公司职员做过调查，他们发现公司职员每年都要把6周的时间浪费在寻找乱放的东西上面。在我们的实际工作中，我们也常会看到有的工作人员把文件柜的资料全部翻出来，前后翻过很多遍，也不一定能找到所需的文档，不仅纸质资料如此，电子文档也同样存在这样的困扰，既浪费时间也消耗精力。我们很多大量宝贵的时间都浪费了在查找文件上。能迅速找到所需文件，体现了一个人良好的工作素质。

规则功能介绍

在致得文档管理系统中，为了解决文件混乱和效率低下的问题，我们研发了【规则】这个功能。通过给目录设定相关规则，当目录下文档发生规则设定的动作，并且符合设定的条件后，则会触发规则中设定的相应操作。目录的管理员及系统管理员权限用户可为目录设定规则。下面我们通过举例来说明规则设定在公司日常工作中的应用。

规则设定步骤

1. 选择要建立规则的目录，在右侧的目录导航区，点击【规则设定】选项卡，然后在下方点击【新增规则】按钮；

2. 在弹出的新增规则界面中，输入规则名称，勾选【新建/上传】动作前的复选框，输入规则的详细描述；

3. 单击“条件”右侧的【新增】按钮，在条件类型的下拉列表中，选择【文件名匹配】，文件名【包含】【方案】，点击【保存】按钮；

4. 条件设置完成后，点击操作右侧的【新增】按钮，在弹出的操作类型下拉列表中，选择【移动文档】，在下方移动文档框中，点击【选择目录】按钮，在树形目录结构中选择目标目录，点击【保存】按钮回到操作界面，再点击下方的【保存】完成操作设定；

5. 全部完成后，点击最下方的【保存】按钮。

通过以上规则设定步骤，您可以轻松实现文档管理系统内文件的自动分类和归档。这样的规则设定不仅提高了工作效率，还减少了员工在查找文件上的时间和精力投入，为公司的文件管理带来更加高效的方式。

总结

在日常工作中，规范的文件管理规则是非常重要的。通过合理设定文档管理系统的规则，能够帮助提高工作效率，节省时间和资源，并减少工作中的混乱和错误。因此，建议公司和组织在使用文档管理系统时，充分利用规则功能，制定适合自身工作流程的规则，以达到更好的管理和运营效果。

版权声明：本文内容由互联网用户自发贡献，本站不承担相关法律责任.如有侵权/违法内容,本站将立刻删除。