如何批量制作邀请函

在公司或企业中，邀请函是常用的文档。为了提高效率，在制作邀请函时需要考虑数据的导入问题。因为邀请的内容和背景是一致的，不同的只是受邀人的信息而已。那么要怎么批量制作邀请函呢？

整理Excel表格和邀请函模板

首先，您需要整理一份Excel受邀人的表格以及邀请函模板。在Excel表格中，记录每位受邀人的姓名、职位、公司等信息。邀请函模板则包含邀请函的正文内容和设计。

选择收件人数据源

打开邀请函的模板，在工具栏中点击邮件选项卡中的“选择收件人”下拉按钮，然后选择下拉列表中的“现有列表”选项。接下来，打开“选取的数据源”对话框，选择整理好的信息表，并单击“打开”按钮。在弹出的对话框中，选择相应的表格并点击确定按钮。

插入受邀人姓名

将鼠标光标定位在邀请函模板中需要插入受邀人姓名的位置。在“邮件”选项卡下的“插入合并域”下拉列表中选择“受邀人的姓名”。这样，受邀人的姓名将被自动插入到每个邀请函中。

预览和检查信息

完成受邀人姓名的插入后，点击“邮件”选项卡下的“预览效果”组中的“预览效果”按钮。这样可以查看每个邀请函中受邀人姓名是否正确插入。如果需要继续浏览生成的其他邀请函结果，可以点击“邮件”选项卡中的“预览结果”组中的“下一记录”按钮。

打印批量制作的邀请函

点击“邮件”选项卡下的“完成与合并”下拉按钮，选择下拉列表中的“打印文档”。在弹出的“合并到打印机”的对话框中，选择全部，并点击确定。这样，所有邀请函将被批量打印出来。

通过电子邮件发送邀请函

若需要通过电子邮件发送邀请函，则点击“邮件”选项卡下的“完成与合并”下拉按钮，选择下拉列表中的“发送电子邮件（S）”。在弹出的“合并到电子邮箱”的对话框中，在邮件选项里，选择收件人为按钮下拉列表选择邮箱，并设置主题为邀请函。最后，点击确定即可批量发送邀请函。

通过以上步骤，您可以轻松地批量制作邀请函，提高工作效率并节省时间。无论是打印还是通过电子邮件发送，都能快速完成邀请函的制作。

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