如何使用Outlook邮件客户端对邮件进行清理存档

1. 开始存档操作

Outlook是一款广泛应用的邮件客户端软件，通常与企业OA中的Exchange邮件服务端软件搭配使用。当你的邮件超过服务器设置的用户空间大小时，收发邮件会失败，影响工作。本文将分享如何在Outlook客户端清理和存档收件箱和发件箱。

首先，在Outlook中点击左上角的“文件”选项。

在弹出的页面中，点击“清理工具”，然后选择“存档...”。

2. 配置存档参数

在弹出的存档窗口中，选择“收件箱”或者其他需要存档的邮件夹。然后选择一个时间点，早于该时间的邮件都会被存储清理。接下来，点击下方的“浏览”按钮，选择要将存档文件保存的文件夹。

在选择文件夹时，有两个最佳实践：一是将所有邮件存档文件保存在一个统一的文件夹中，二是存档文件的命名需要包含日期信息，方便后续区分。

3. 开始存档

点击存档窗口下方的“确定”按钮，开始进行邮件的存档操作。在Outlook的状态栏中会显示“正在存档收件箱”，等待存档完成即可。存档完成后，在Outlook的左侧列表中会出现一个“存档”项，其中包含我们刚刚存档整理的内容（本地保存）。

4. 存档项重命名

多次进行存档操作后，Outlook的左侧列表会显示多个“存档”项，每个存档项对应一个本地数据文件。为了区分它们，我们需要对“存档”项进行重新命名。

右键点击“存档”项，在弹出菜单中选择“数据文件属性”。

在弹出的“存档属性”窗口中，点击“高级”按钮。

在弹出的“Outlook数据文件”窗口中，可以对“存档”条目进行重新命名。

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