让文件审批更方便的方法

在单位中，部门主管经常需要制定未来一周或一个季度的工作计划。然而，在实施这些计划之前，必须经过领导的审批。过去，我们要么将这些文件打印出来供领导审阅，要么在Word中整理后通过电子邮件发送给领导进行审阅。这种方式非常繁琐，但现在有了MS Word 2003的一个功能——发送审阅功能，我们可以轻松地将需要审阅的文档发送出去进行审阅，效果非常好。

使用发送审阅功能

Word 2003提供了“发送审阅”功能，它可以使用“邮件收件人”命令来发送文件以供其他人审阅。当您发送要审阅的文件时，系统会自动创建一个审阅请求表单，并启用并显示审阅工具。审阅者收到文件后，可以使用审阅工具接受或拒绝所做的更改。这样，我们可以快速发送需要审阅的文档，省去了繁琐的手工操作。

第一步：发送审阅文档

要发送审阅文档，首先在Word 2003中输入需要审阅的内容，并保存文档。然后，单击“文件”菜单中的“发送/邮件收件人（审阅）”命令。弹出审阅邮件窗口，在附件中已经自动添加了该文档。填写收件人地址，并在正文中添加一些说明文字，然后单击“发送”即可将文档发送给审阅者。

提示：Word将使用默认的邮件客户端来发送该文档。若要将Outlook设置为默认邮件客户端，请依次点击“工具/选项”，切换到“其它”标签，勾选“将Outlook设置为邮件、联系人和日历的默认程序”。

第二步：修改审阅文档

审阅者收到审阅邮件后，使用Word 2003打开附件中的文档时会弹出一个名为“审阅”的工具栏。单击该工具栏中的“审阅窗格”按钮，会在文档下方打开一个审阅窗格。通过“主文档修订和批注”栏输入对文档的审阅意见。在文档正文中，还可以直接修改不满意的计划信息。选择需要添加批注的文字，然后点击“插入批注”按钮，在文字右侧插入批注框，输入需要添加的批注信息。此外，还可以演示或高亮特别提醒的文字。添加完批注后，再次点击“审阅窗格”按钮可隐藏审阅窗格。在“审阅”工具栏中选择“显示标记的最终状态”，可以将修改的标记显示在Word文档中。如果选择“原始状态”或“标记原始状态”，添加的审阅信息将被隐藏起来。需要查看审阅信息时，只能再次选择“最终状态”或“显示标记的最终状态”。

第三步：回复审阅文档

修改完毕后，点击“回复时包含更改信息”按钮即可启动邮件程序将修改后的审阅文档回复给对方。接收并打开审阅文档后，系统会提示是否将修改的文件与源文件合并。点击“是”按钮即可将审阅后的信息添加到原文档中。

有了“发送审阅”功能，我们可以轻松地对需要审批的文件进行修改，提高了办公效率。使用这个功能，让文件审批变得更加简单和方便。

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