使用Word批量打印相似信件的方法

在日常工作中，如果需要打印一批相似的信件，每封信的署名都不一样，一个一个更改署名将会非常麻烦。幸运的是，在Word中有批量合并信件的功能，可以给文件赋予不同的署名，然后批量打印。

准备Excel文件

首先，事先整理好一个Excel文件，包含信件中需要的姓名、地址等信息。如果需要其他信息，比如学号，你可以自己添加填写。

进行邮件合并

1. 打开Word，点击菜单栏上的"邮件"，选择"开始邮件合并"，在下拉列表中选择"邮件合并分步向导"。

2. 在弹出的向导窗口中，勾选"电子邮件"，然后点击"下一步"。

编写邮件内容

3. 在这一步，你需要在Word中写入邮件的内容。具体写什么取决于你的需求和要传达的信息。完成后，点击"下一步"。

选择邮件人

4. 在向导窗口中，勾选"使用当前文档"，然后点击"下一步：选取邮件人"。

5. 由于事先在Excel中整理好了联系人信息，所以选择"使用现有列表"，然后点击"浏览"。

选择联系人列表

6. 在打开的浏览对话框中，选择刚才整理的联系人列表文件，然后点击"打开"按钮。

7. 在弹出的选择表格对话框中，选择联系人所在的Sheet。

8. 点击"确定"按钮，返回合并对话框。

设置数据源

9. 在合并对话框中，选择刚才建立的Excel文件作为数据源，然后点击"确定"按钮。

撰写信件

10. 回到向导对话框，在这里点击"下一步：撰写信件"。

11. 在向导对话框中，点击"地址块"，对地址部分进行编辑。

设置地址格式

12. 在弹出的对话框中，可以设置地址的格式，随便选择一个格式即可。右侧窗口可以预览你的设置。完成后，点击"确定"按钮。

编辑署名

13. 这一步你可以看到信件的内容，在署名处显示了地址和姓名。根据习惯的不同，有些人可能不会在最后写上地址，所以你可以删除它，或者将它放到其他位置。

调整格式

14. 根据需要调整信件的格式，使其符合你的要求。

完成邮件合并

15. 点击"下一步"完成合并，然后点击"下一步"就可以打印了。打印得到的文件将是很多有着不同署名的相似信件。

通过以上方法，在Word中进行批量合并信件并打印，可以大大提高工作效率，减少繁琐的手动操作。希望这个方法对你有所帮助！

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