使用Word和Excel批量制作缴费通知单

在日常的办公文件处理中，经常需要制作打印缴费通知单、会议邀请函、请柬等。这类文件内容大部分相同，只有少量的信息不同。为了提高效率，我们可以利用Office套件中的邮件合并功能来批量制作这类文件。

使用Word制作缴费通知单样本

首先，我们使用Word软件来制作一个缴费通知单的样本。如下图所示，我们可以根据实际需求设计样式和布局。

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使用Excel制作缴费人名单信息

接下来，我们使用Excel软件来制作缴费人名单信息。如下图所示，我们可以按照需要填写每个人的姓名、住址、欠费年份和欠费金额等信息。

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在Word文档中选择收件人

在完成缴费通知单样本和缴费人名单信息的制作之后，我们需要将两者进行关联。在Word文档中，选择“邮件”菜单下的“选择收件人”。

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在弹出的下拉菜单中，选择“使用现有列表”。

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选择已做好的Excel文件

在弹出的“使用数据源”对话框中，选择我们已经制作好的Excel“缴费人名单”文件。

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点击“打开”后，在弹出的“选择表格”对话框中选择“缴费人名单”所在的Sheet表单（一般为Sheet1）。

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插入合并域信息

将光标定位在“欠费人姓名”处，选择“邮件”菜单下的“插入合并域”。在弹出的下拉菜单中选择需要插入的合并域信息，比如“姓名”。

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使用相同的方法，插入住宅、欠费年份、欠费金额等合并域信息。完成后的效果如下图所示。

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完成并合并

选择“邮件”菜单下的“完成并合并”按钮，在弹出的下拉菜单中选择“编辑单个文档”。

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在弹出的“合并到新文档”对话框中选择“全部记录”。

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最终结果将会生成一个包含所有缴费通知单的新文档。

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通过使用Word和Excel的邮件合并功能，我们可以轻松批量制作缴费通知单，提高工作效率。这对于需要大量发送类似文件的机构和个人来说非常实用。

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