如何使用Office的突出修订功能

在生活与工作过程中，我们经常遇到这样的情况：将文档发给他人后，对方进行了大量修改，却不告诉我们具体改动了哪些地方。幸运的是，Office提供了一项特殊功能来解决这个问题，那就是突出显示修订。

Excel中的突出修订

要在Excel中使用突出修订功能，需要首先开启这项功能。具体方法是，点击“审阅”→“修订”→“突出显示修订”，勾选“编辑时跟踪修订信息，同时共享工作簿”，并且同时打开“时间”、“在屏幕上突出显示修订”两个选项。保存并退出表格后，将其发送给他人即可。

开启了修订功能的表格会自动记录下所有的修改过程。其中，被修改的地方会被单独标亮，鼠标悬停即可看到具体的修改信息。此外，Excel还会记录下每个修改者的名字，方便我们就有疑惑的地方进行沟通。

除了在原始位置标识修订以外，我们还可以根据需要将所有的修改统一呈现在另一个工作表中。方法仍然是点击“突出显示修订”对话框，取消“时间”、“修订人”、“位置”的选中，并勾选“在新工作表上显示修订”复选框。这样，修改内容会自动出现在一个名叫“历史记录”的工作表中。

Word中的突出修订

与Excel类似，Word也提供了类似的突出修订功能。同样是点击“审阅”→“修订”，并保存文件后将其传送给其他人员。当他们再次打开该文件时，整个操作过程都会被Word全程记录下来。

Word提供了两种修订状态，分别是“简单标记”和“所有标记”。两者的区别主要体现在终端页面的整洁度方面。我们可以根据需要选择适合的修订状态。

此外，Word还提供了一项名为“审阅窗格”的功能，类似于Excel中的“在新工作表显示修订”。打开“审阅窗格”后，所有的修订内容都会出现在一个单独的区域，原文可以同时显示修订标记，也可以点击“无标记”以呈现终稿效果。

值得特别注意的是，无论是Excel还是Word，突出显示修订只针对当前文档有效。也就是说，只有在该文档中手动开启修订功能后，整个操作过程才会被Office记录。其他文档将不会受到任何影响。

通过使用Office的突出修订功能，我们可以轻松了解他人对文档所做的修改，减少沟通成本，并提高工作效率。

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