个人电脑文件分级目录 档案管理规定与流程？

档案管理规定与流程？

目的：成立公司档案立卷、归档、整理好、借用、全部销毁等程序，必须保证公司档案发下、品种齐全、有效利用。

1、档案定义及审批权限：

1.1档案：档案是指公司从事外贸经营、管理工作中无法形成的，对企业和社会有利用与保存价值的各种文字、图表、声像、实物等有所不同形式与载体的历史记录。

1.2借阅：本流程所指图书馆借阅为广义借阅，以及查询、借阅书籍、彩打等借用。

1.3档案管理部门：指行政人力部，项目公司办公室

1.4档案分级定义：

1.4.1一级档案：等级为一级，对公司经营或风险价值影响重大的损失的档案资料

1.4.2二级档案：能保密等级为二级，对公司经营或风险价值影响不大较大的档案资料

1.4.3三级档案：保密等级为三级，对公司经营或风险价值会影响一般的档案资料

1.5档案不使用审批权限：

1.5.1总经理：审批一级档案在用去申请。

1.5.2行政人力部：分管领导审批二级档案使用申请及档案的跨部门协同在用。

项目公司经理：审批项目公司保管的一级和二级档案使用申请及档案的跨部门协同使用。

1.5.3申请人部门经理：审批三级档案使用可以申请。

1.6行政人力部：你们负责编制《公司档案分类分级管理目录》及档案管理没有要求专门负责档案资料的分类、归档、鉴定后与保管、借阅图书、保密、做统计、完全销毁等管理，真包含公司收发的三千多种文件、公司重要的是会议纪要等；监督、检查类别繁多档案的管理情况，对各单位的档案管理需要提供指导。

2.1档案分类分级

2.1.1行政人力部提出档案分类分级及归档管理要求，应明确档案的分类、交给我、期限、统一移交责任部门和密级等，编制《公司档案分类分级管理目录》，经行政人力部分管领导审批后，发各部门和项目公司想执行。

2.1.2档案种类除开，但不远远超出：

2.1.2.1制度性文件：各项规章制度、管理办法等；

2.1.2.2会议性文件：股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其他会议无法形成的材料、会议记录、会议纪要等；

2.1.2.3计划性文件：企业总体计划或规划、开发计划、项目计划、营销计划、财务计划等；

2.1.2.4证件性文书资料：法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品完成各形荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等；

2.1.2.5做了汇报性文书资料：企业呈报各级主管部门的文件资料和相关统计表，这些公司领导查找发言及汇报材料等；

2.1.2.6声像资料：前往自学、考察或外部门提供的，以声像形式资料记录过去的各种资料，如照片资料、录音资料、影像资料等；

2.1.2.7题赠性资料：上级领导、友好单位或个人提供给的题词、书画、工艺制品等。

2.1.2.8技术性资料：类别繁多工程图纸、竣工资料、验收资料等。

2.1.3公司档案管理人员负责对各自保管的档案资料接受编号。

2.1.4保管期限：依据国家档案局首页的《关于机关档案保管期限的规定》，分为绝版、长期、较长期三种。永久为50年以上，长期为15-50年，短期为15年以下。

2.1.4.1无限制：绝大多数思想活动公司主要职能活动和基本是历史面貌，对本公司有很长远利用价值的档案，列为紫钻保管。

2.1.4.2长期：绝大部分反映本公司象工作活动，在较长时间内对本公司工作有查考凭借价值的文件材料，列为会导致保管。

2.1.4.3短期：但凡在较短时间内对本公司有参考用来价值的文件材料，列为短期保管。

2.2档案归档

2.2.1各部门及各项目公司依据《档案分类分级管理目录》，你们负责对本部门日常工作中无法形成的档案资料通过收集和管理，并编制部门《部门档案（文件/合同）管理记录目录》。

2.2.2相对于必须办理移交档案管理部门的资料，各相关部门应按要求进行整理好后，并编制《档案移交目录》，按《档案分类分级管理目录》的规定一定要及时向行政人力部/项目办公室档案室办理移交。行政人力部/项目办公室对档案通过审核后签字后，并按规定对档案分类、编号、归档。各部门及项目公司办公室须每月底将档案目录软件备份至行政人力部。

2.2.3项目公司解散队伍前，项目办公室须将项目所有档案移交至公司行政人力部。

2.2.4档案移交要求：

2.2.4.1办理移交档案要需要填写统一移交清单，暂时扣押清单一式二份，双方签字后后各执一份；

2.2.4.2归档的文件资料必须发下、神秘、清楚，交待和批文、印本和底稿、正文和附件可以立放到在一起；

2.2.4.3立卷时应简洁的语言而简洁地写好案卷标题，全额事业好案卷封面，并打印装订整齐；

2.2.4.4填写案卷论罪用碳素黑水钢笔或毛笔，私自用圆珠笔或铅笔，字迹应不清楚、准；

2.2.4.5各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、上天的馈赠品等）整理归档前提是有原件，并达到其完好；

2.2.4.6声像档案的录制要详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料需要是原版、原件、模糊、求完整。

2.2.5档案管理部门去对付各单位部门档案管理情况进行日常检查、监督。

2.3档案资料的日常管理

2.3.1公司档案管理人员须明确的国家档案管理规定对档案资料通过立卷、标识和保管。

2.3.2部门档案资料要登记详细信息，并编制《部门档案（文件/合同）管理记录目录》，尽快数据库检索用来。

2.3.3文件资料、合同要现代自然科学排列，按编号顺序贮放于文件盒内，并细加标示，两排排放在档案柜中。

2.3.4行政人力部或项目办公室你们负责除财务类门类丰富档案资料的形成与归档、分类、鉴定后与交回来、借阅、一定要保密、统计、完全销毁等管理内容。

2.3.5财务类的档案由财务部门你们负责整理归档与交给你。

2.3.6其他部门负责咨询档案资料的充当存底并赶快统一移交行政人力部或项目公司办公室。

2.4档案的使用与保密

2.4.1借阅书籍档案原件限一在档案室，不能不能带出，档案图书借阅证原则上只借复印件，档案使用申请部门须填写《档案借阅审批单》，按权限成功审批程序后，档案管理部门档案管理人员填写《档案借阅登记表》。

2.4.2借阅的档案送还时，要私下点交清楚，如发现自己遗失或损坏，应立马正式报告直接上级。

2.4.3借阅档案只用一次后，应及时处理送还，如将近借阅图书时间，须原先可以办理手续。

2.4.4借档人要爱护档案，再不擅进乱涂乱写、严重污损、描画、剪裁设计、抽取、拆卸、补差价、摘抄本、翻印、彩打、摄影，再不转借他人或物理损坏。

2.4.5外单位借阅书籍档案，应持单位介绍信，并按档案密级经去相关领导批准后后方能借书，但肯定不能将档案带离档案室。

2.4.6外单位摘录档案的（1-2级档案不愿意复印身份证或摘抄本），应经查找领导审批同意，对摘抄的材料要进行审查、签章。

2.4.7外单位摘抄档案的（1-2级档案不容许不能复印或摘抄），应经去相关领导审批同意，对摘抄的材料要参与审查、签章。

2.4.8档案管理员和借阅图书人员，要你们负责做到档案的保密工作。

2.4.9对已到保密期限的档案，经行政人力部经理或项目办公室主任不同意后解密，并对解密档案作就像档案管理。

2.4.10员工离职时，对已自然形成的档案资料或所借阅书籍的档案应申请办理移交手续，经行政人力部经理或项目办公室初审有误签字盖章后，才能离职后。

2.5档案消毁

2.5.1项目公司办公室对保存的记录和档案在项目公司解散队伍后接受系统清理，移送公司行政人力部存档。

2.5.2行政人力部对已丧失凭借价值的档案，去申请销毁，销毁时，行政人力部要写申请销毁报告，正式编制《档案文件销毁审批清单》，经部门负责人审核，行政人力部分管领导审批可以确定，一级档案须报总经理审核批准。经批准销毁的文件应所存半年，确无存放价值后再消毁。

2.5.3不能执行全部销毁任务时，必须由行政人力部、法务主管和相关部门代表排成的监销人员监销，监销人不得擅入最多才三人，并在强制销毁目录上签过字。后来，把销毁目录和批准手续文件一并存档备查。

目录级别什么意思？

目录，是指书籍正文前所载的目次，是揭示和报道图书的工具。目录是记录图书的书名、著者、出版与能收藏等情况，按照肯定会的次序编排而成，为上级主管部门馆藏、指导写作、检索到图书的工具。

目录可统称多个级别一级目录那是大标题，二级目录那就是大标题下的小标题，三级目录就是二级目录的小标题。以此类推这个可以可分n级目录。

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