excel必备100个常识 文员需要熟悉那些方面的知识?
文员需要熟悉那些方面的知识?
文员主要注意工作是不能复印、打字、传真、写文稿、做PPT等。所以通常是需要掌握到的就是office办公软件(Word、Excel、PPT)相关的知识,要能熟练不使用这些软件来完成工作。比如就是要掌握到打印机的按装和连接、电脑简单点故障的先排除等。
如何利用Excel快速录入基本信息?
非常感谢邀请,今天雷哥跟大家能分享几种方法,实现Excel飞快数据录入基本信息。
1.可以使用Tab键移动,以免用方向键出现闲杂无勤奋用功使用键盘上的Tab键并且移动,尽量的避免用方向键移动。
举个例子不胜感激:
需要逐行数据录入数据,题中在第3行由前到后录入序号,姓名,部门,进公司年月日,
如果建议使用方向键向右移动,在录完第3行的入职年月日D3单元格之后,按回车键,光标就到D4单元格,要是一直录入数据还得原先回到A3单元格;
但是要是不使用Tab键向右移动,在录完第3行的入职年月日D3后,首先按住回车键,光标就会直接到A4单元格,那样的话更方便些继续录入系统数据,大量录入数据时效率提高不少,详情见动图。
2.数据验证(Excel2013之前叫数据有效性):延后设置,省时省力
数据验证其次也能会减少出现错误数据的录入电脑,别外一方面也也能提升工作效率。
假如输入性别时,这个可以在输入输入之前参与数据验证操作,真接通过选择类型即可,不要再人工录入,操作方法::
step:【数据】→【数据验正】→【不允许(选择“序列”)】→【来源】处输入“男,女”,尽量逗号为英文状态下的逗号,可参考动图。
3.【Alt↓】:显示前面录入过的内容
数据验证是依据巳经变量的特定情况进行设置中的,而【Alt↓】的快捷键是可以飞快调取录像前面录入电脑过的内容。也就是说,已经录入数据若干信息,再往后面录入系统时可能会是跟前面一样,半自动录入电脑比较好麻烦您,也可以不使用该快捷键,详见动图。
4.再填充录入电脑
1)复制单元格的填充右键点击单元格右下角的“”
数据图案填充的时候,经常会建议使用的操作应该是鼠标右键点击单元格,把鼠标天翼到右下角,当鼠标图案转成黑色之后,右击鼠标来填充数据。数据填充一般来说包括了复制单元格、填充后序列、仅图案填充格式、不带格式再填充、飞速填充后。不同类别的数据,在做数据再填充的时候,也会有有所不同的默认值。比如说文字,右键点击填充是默认图片文件夹单元格,详情见动图。
2)【CTRLE】飞快智能批量打印填充录入
EXCEL的【CTRLE】飞速智能填充,也可以“感受”到我们的需要,有一定的智能性,当键入数据太少难以“感受”到我们的意图时候,可以不再键入若干数据,等到能”很清楚”我们的意图。
或者号码已录入,现在想录入电脑分幅总是显示的,重新录入电脑挺麻烦,这个可以用飞速填充后,详情请见动图。
3)定位条件与【CTRLENTER】的超级生克制化:定位条件后,批量录入数据同时的数据
的或进公司年月日这一列定位空白单元格,完全批量再填充为“进公司时间未知”:
step:CTRLG组合键或则真接按F5,直接点击【定位条件】→选择【空值】→再输入“入职时时间未知”→【CTRL ENTER】,详情请见动图。
4)序号急速可以设置
需要录入电脑大量序号时,是可以延后录入系统序号,尽量的避免个个再输入;
方法:点击【又开始】→【可以编辑】中的【填充】下拉框,选择【序列】,按照需求参与你选择需要填写,详情见动图。
5.其他录入系统技巧
1)单元格格式晚几天设定好
.例如,再输入号码再然后输入的话,易读性差,因为在然后输入的时候偶尔会会按结构3-4-4的格式。诸如13112345678,是会再输入131-1234-5678。
方法:右击设置中单元格格式(的或快捷键【CTRL1】)→【自定义】处输入000-0000-0000→输入号码即可,见下文动图。
2)多个0的录入电脑
在数据录入一些比较比较大型手机的数字时肯定会经常会会用到,比如我们录入60000000的时候,的原因0都很多,可能总是肯定会录错。因为,一个比较好很简单做法是然后输入6**7(再注意:系统设置单元格格式为“常见”),详情见动图。
3)大量小数录入:延后设置
必须连续键入大量小数,可以不晚几天修改,尽量的避免不断地地按小数点。
方法:【文件】→【选项】→【中级】→【小数】位数处去设置,详情见动图。
4)英文字母金额“录入系统”
有时候要录入大写金额,总之用不着个个然后输入小写汉字,显示成字母即可。
这里雷哥只举例一种方法:全选区域→右击可以设置单元格格式(或是快捷键【CTRL1】)→【普通】→选择【中文字母数字】,详情请见动图。
系统的总结:
麻烦问下Excel录入基本信息的急速方法,雷哥能介绍了快捷键法(【CTRLE】,TAB键,【Alt往上方向键】等),快速填充/智能填充法,不提前设定法(设置中单元格格式、设置文件选项、数据验证设定、填充修改),多加练习并手中掌握后,录入数据能力将有所修为提升。
感谢大家打听一下【头条送书小王子】雷哥office,每周有送书/彼此分享职场办公神技,希望我的多多分享这个可以增强大家工作效率,从此不加班~今年雷哥也付费带走了70本书
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