利用Word邮件合并功能批量制作打印荣誉证书

在日常办公中，经常会遇到需要大批量制作和打印邀请函、荣誉证书、录取通知书等文件的情况。这些文件虽然内容大部分相同，但需要根据不同记录进行个性化定制，比如荣誉证书中奖项名称固定，但获奖人姓名不同。传统逐一修改和打印效率低下，因此利用邮件合并功能可以让Word与Excel数据源进行合并，实现自动根据记录批量打印荣誉证书。

准备工作：

首先，在Excel文件中提前录入获奖相关信息，并完成荣誉证书正文排版。然后在Word中打开编排好的荣誉证书文档，选择“邮件”选项卡，从“选择收件人”下拉菜单中选择“使用现有列表”。

合并Word与Excel数据源：

在“选取数据源”对话框中浏览并打开Excel数据源文件，然后在弹出的“选择表格”对话框中选择数据存放的工作表，确保Word与Excel数据源成功合并，此时邮件合并功能区中的命令将可用。

引用Excel数据：

将光标定位在需要显示信息的位置，选择“插入合并域”并选择要引用的字段，如“姓名”，使得该位置显示被引用的姓名信息。

预览结果：

在批量打印之前，点击预览结果以确保所有信息准确无误，检查每张荣誉证书是否按照预期个性化。

批量打印：

确认信息准确后，选择“完成并合并”——“打印文档”——“全部”并确认，Word将自动按照Excel中不同记录生成并打印相应的荣誉证书，高效完成大批量文件定制与打印任务。

通过以上步骤，利用Word邮件合并功能可以轻松实现批量制作打印荣誉证书，提高工作效率，减少重复劳动，适用于各种需要个性化定制的文件制作场景。

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